هر کسب و کار برای تبدیل هدفهای خود به اقدامهای مشخص و قابل اندازهگیری، به یک برنامه عملیاتی نیاز دارد. برنامه عملیاتی نشان میدهد برای دستیابی به هر هدف، چه فعالیتهایی باید انجام شوند، مسئول اجرای هر فعالیت چه کسی است، چه منابعی نیاز است و نتیجه در چه زمانی باید ارزیابی شود.
فهرست مطالب
در این مقاله با مفهوم برنامه عملیاتی، تفاوت آن با برنامه استراتژیک، مراحل تدوین، اجزای ضروری و نحوه ارزیابی آن آشنا میشوید. همچنین یک نمونه برنامه عملیاتی را بررسی میکنیم تا بتوانید اهداف کلی کسب و کار را به وظایف اجرایی تبدیل کنید.
برنامه عملیاتی (Action Plan) چیست؟
برنامه عملیاتی (Action Plan) یا طرح اقدام سندی است که در آن به تعیین وظایف در جهت دستیابی به اهداف می پردازند. به واسطه برنامه عملیاتی و جدول زمانی، وظایف خود را به بخشهای کوچکتر و قابل اجرا تقسیم میکنید. یک برنامه عملیاتی خوب ، تمام مراحل لازم برای رسیدن به یک هدف را مشخص میکند و به شما کمک میکند تا با تعیین یک بازه زمانی(تاریخ شروع و پایان) برای هر مرحله از فرآیند، به هدف خود برسید. بسته به نیازها و ترجیحات خود میتوانید از این سند برای تعیین اهداف واحد یا چندگانه استفاده کنید.
تفاوت برنامه عملیاتی با برنامه استراتژیک
حساب و کتاب خود را محک بزنید
نرم افزار حسابداری محک ویژه +200 گروه شغلی
دریافت دمو و مشاوره رایگان نرم افزار حسابداری محک
در صورت تمایل به دریافت مشاوره رایگان و مشاهده دمو نرم افزار حسابداری محک، لطفا فرم زیر را تکمیل نمایید.
برنامه استراتژیک مسیر کلی و اهداف بلندمدت کسب و کار را مشخص میکند، اما برنامه عملیاتی نشان میدهد برای رسیدن به این اهداف دقیقاً چه اقداماتی باید انجام شوند. برای مثال، «افزایش سهم بازار» یک هدف استراتژیک است؛ در حالی که راه اندازی یک کمپین فروش، آموزش تیم بازاریابی و جذب نماینده در سه شهر، اقدامهای عملیاتی مرتبط با این هدف محسوب میشوند.
برنامه عملیاتی باید هدفهای کلی را به وظایف مشخص، مسئول، زمان انجام، منابع موردنیاز و شاخص ارزیابی تبدیل کند. بنابراین اگر یک برنامه فقط هدفهایی مانند «افزایش فروش» یا «بهبود رضایت مشتری» را بیان کند، هنوز برنامه عملیاتی کامل نیست؛ زیرا مشخص نمیکند چه کسی، با چه منابعی و تا چه زمانی باید برای تحقق هدف اقدام کند.
برنامه عملیاتی چه اهمیتی دارد؟
یک برنامه عملیاتی برای طیف وسیعی از افراد و سازمانها، از کارکنانی که میخواهند عملکرد کاری خود را بهبود ببخشند گرفته تا مدیران پروژه که وظایفی را به اعضای تیم محول میکنند، مفید و حائز اهمیت است. برنامه عملیاتی به سازمانها وتمامی افراد کمک می کند تا مسیر روشنی را برای حرکت به سمت اهدف خود شناسایی کرده و با اطمینان خاطر، وظایف مربوطه را سازماندهی کنند.
یک برنامه عملیاتی اصولی باعث ایجاد انگیزه شده و نظارت بر پیشرفت و دستیابی به اهداف را آسانتر میکند. این برنامه، به شما کمک می کند تا پروژههای خود را با برنامه و متناسب با بودجه خود پیش ببرید.همچنین در صورت همکاری با سایر افراد، میتوانید از برنامه عملیاتی به عنوان ابزاری برای تعیین وظایف و مسئولیتها به افراد مختلف استفاده کنید. داشتن برنامه عملیاتی به شما کمک میکند تا از قصور یا دیرکرد در تحویل وظایف جلوگیری کنید. همچنین شناسایی و رفع خطاها و موانع را ممکن میسازد.
نوشتن یک برنامه عملیاتی در 5 مرحله
نوشتن یک برنامه عملیاتی ممکن است یک مقدار چالشی باشد، اما ارزش تمرکز بر روی آن را دارد. استفاده از یک چارچوب ساده میتواند فرآیند نوشتن برنامه عملیاتی را سادهتر کند. برنامههای عملیاتی بر حسب اندازه کسب و کار، گستردگی وظایف و جدول زمانی متفاوت هستند اما به طور کلی همگی از یک ساختار یکسان برخوردارند و انواع مشابهی از اطلاعات را در بر می گیرند. در ادامه نحوه نوشتن یک برنامه عملیاتی خوب را در 5 مرحله توضیح میدهیم؛ برنامهای که میتواند به شما در رسیدن به هدفتان کمک کند:
مرحله 1 – تعیین اهداف SMART
هدفهای برنامه عملیاتی باید از چارچوب SMART پیروی کنند؛ یعنی مشخص، قابل اندازهگیری، دستیافتنی، مرتبط و زماندار باشند. برای مثال، عبارت «فروش را افزایش دهیم» یک هدف دقیق نیست؛ اما «افزایش ۲۰ درصدی فروش آنلاین تا پایان ششماهه نخست سال» مشخص میکند چه نتیجهای، به چه میزان و تا چه زمانی باید محقق شود.
هنگام تعیین هدف، وضعیت فعلی را نیز ثبت کنید. بدون داشتن عدد مبنا، سنجش میزان پیشرفت دشوار خواهد بود. اگر فروش ماهانه فعلی ۵۰۰ میلیون تومان است و هدف افزایش ۲۰ درصدی تعیین شده، مقدار هدف باید بهصورت شفاف ۶۰۰ میلیون تومان درج شود.
مرحله 2 – ایجاد فهرستی از اقدامات و فعالیت ها
در مرحله بعد، فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تا به هدف خود برسید تهیه کنید. این فرآیند مستلزم تقسیم هدف اصلی به اهداف کوچکتر است. با انجام این کار، میتوانید از سختی رسیدن به هدف نهایی بکاهید و به صورت منظم و گام به گام به آن نزدیک شوید. اطمینان حاصل کنید که اقدامات قابل دستیابی و مرتبط با هدف شما هستند. اگر یک وظیفه معین خیلی مبهم یا ترسناک به نظر میرسد، میتوانید آن را به دو یا سه فقره اقدام کوچکتر که شدنیتر به نظر میرسند تقسیم کنید.
به عنوان مثال، ممکن است برای گرفتن ارتقای شغلی مجبور باشید ، کارهای مختلف، مانند رسیدن به معیار عملکرد یا یادگیری یک مهارت جدید را در دستور کار خود قرار دهید. یادگیری یک مهارت جدید یکی از وظایفی است که احتمالاً باید به مراحل کوچکتر و کاملاً تعریف شده تقسیم شود. هر کار را به وضوح تعریف کنید تا برنامهای ایجاد کنید که شما را به هدف نهایی برساند.
مرحله 3 – تنظیم جدول زمانی
علاوه بر تعیین هدف اصلی خود، باید یک چارچوب زمانی برای تکمیل هر یک از مراحل این فرآیند نیز تعیین کنید. ایجاد یک جدول زمانی که بتوانید به طور منطقی آن را دنبال کنید برای پیشرفت مداوم ضروری است . الزامات را ارزیابی کنید و مدت زمانی را که برای تکمیل هر مورد از لیست خود نیاز دارید در نظر بگیرید.
به عنوان مثال، شما قصد دارید در یک سال از طریق رسانه های اجتماعی و بهینه سازی موتورهای جستجو، ترافیک وب سایت خود را 100٪ افزایش دهید. یک چارچوب زمانی برای دستیابی به نتایج دلخواه خود برای هر یک از کارها تعیین کنید، مانند افزایش فالوور در شبکه های اجتماعی تا 30 درصد در چهار ماه و قرار گرفتن در صفحه اول نتایج جستجوی وب برای کلمات کلیدی خاص در مدت شش ماه.
مرحله 4 – تعیین منابع
اگر پروژه بزرگی را مدیریت میکنید، احتمالاً باید وظایفی را به تعدادی از افراد محول کنید. مهارتها و تواناییهای افراد تیم خود را ارزیابی کنید تا مشخص شود کدام یک از آنها برای انجام هر کار واجد شرایط هستند. سپس، ببینید که چه کسی مسئول هدف و منابع مورد نیاز، مانند پول، تجهیزات و پرسنل، برای تکمیل کار است و نام او و وظایف محوله را بنویسید.
به عنوان مثال، اگر شما یک کمپین بازاریابی را مدیریت میکنید، باید دریابید که کدام یک از کارکنان شما در برنامه ریزی، تولید محتوا، بازاریابی رسانه های اجتماعی و سئو قویتر عمل میکنند. همچنین باید برنامهها و ابزارهایی برای تولید محتوا، طراحی گرافیک و تجزیه و تحلیل بازاریابی داشته باشید.
اجرای برنامه عملیاتی بدون دسترسی به اطلاعات مالی دقیق دشوار است. استفاده از نرم افزار حسابداری به مدیران کمک میکند درآمدها، هزینهها، جریان نقدی و نتایج مالی فعالیتها را منظم ثبت کنند و هنگام تخصیص بودجه یا ارزیابی پیشرفت برنامه، تصمیمهای دقیق تری بگیرند. البته نرم افزار جایگزین برنامه ریزی مدیریتی نیست؛ بلکه دادههای لازم برای کنترل بهتر برنامه را فراهم میکند.
مرحله 5 – نظارت بر پیشرفت
در نهایت، مشخص کنید که چگونه از انجام به موقع هر کار و مراحل تعیین شده در برنامه عملیاتی اطمینان پیدا میکنید. برای این کار میتوانید از گزارشهای داخلی یا برگزاری جلسات منظم استفاده کنید. با نظارت درست بر پیشرفت مراحل تعیین شده در برنامه عملیاتی، تصویر واضحتری از میزان پیشرفت به سمت هدف خود خواهید داشت. ارزیابی میزان پیشرفت میتواند یک معیار کمی و عددی، مثل تعداد وظایف تکمیل شده باشد یا شامل یک معیار کیفی، مثل درصد افزایش فروش یا سهم بازار شود.
برای مثال، شما میخواهید بخش خدمات مشتریان تا پایان سال قادر به رسیدگی به 1000 درخواست در روز باشد. برای رسیدن به این هدف، در وهله نخست باید حداقل 10 نماینده مشتری داشته باشید. با ارزیابی تعداد درخواستهایی که میتوانید رسیدگی کنید و تعداد نمایندگان خدمات مشتریان در پایان نیمسال، به راحتی میتوانید بفهمید که چقدر به هدف نهایی خود نزدیک هستید.
برای ارزیابی برنامه عملیاتی، صرفاً ثبت فعالیتهای انجام شده کافی نیست و باید نتایج واقعی با اهداف تعیین شده مقایسه شوند. افزونه تحلیلگر محک با تحلیل اطلاعات ثبت شده در نرم افزار حسابداری، امکان بررسی گزارشهایی مانند فروش، خرید، وضعیت کالاها و مشتریان را در بازههای زمانی مشخص فراهم میکند. این گزارشها میتوانند به مدیر کمک کنند عملکرد واقعی را با شاخصهای برنامه مقایسه کرده و اقدامات اصلاحی مناسب تری در نظر بگیرد. امکانات قابل استفاده به نسخه نرم افزار و شرایط سرویس بستگی دارد.
برنامه عملیاتی هر چند وقت یک بار باید بازبینی شود؟
فاصله بازبینی برنامه به مدت و حساسیت پروژه بستگی دارد. اقدامهای کوتاهمدت را میتوان هفتگی و برنامههای بلندمدت را ماهانه یا فصلی بررسی کرد. در هر بازبینی باید وضعیت هر اقدام، میزان پیشرفت شاخص، علت تاخیر و تصمیم اصلاحی ثبت شود. اگر شرایط بازار، بودجه یا منابع تغییر کرد، میتوان برنامه را اصلاح کرد؛ اما دلیل تغییر، مسئول تایید و تاریخ نسخه جدید باید مشخص باشد.
قالب برنامه عملیاتی
شما میتوانید با استفاده از یک قالب و تمپلیت مشخص برای ایجاد برنامه عملیاتی خود در زمان صرفه جویی کنید. یک قالب موثر برای ایجاد یک برنامه عملیاتی که طیف گستردهای از اهداف را پوشش دهد میتواند شامل موارد زیر باشد:
1.مشکلات:
2.هدف:
3.برنامه عملیاتی:
- اقدامات (گام هایی که قصد دارید برای رسیدن به اهداف خود بردارید)
- افراد مسئول (کارکنانی که هر مرحله را انجام خواهند داد)
- جدول زمانی (مهلت انجام هر مرحله)
- منابع (دارایی هایی که باید برای هر مرحله تخصیص دهید)
- موانع احتمالی (عواملی که میتوانند به طور بالقوه مانع تکمیل هر مرحله شوند)
- نتایج (نتیجه مطلوب و موردنظر برای هر مرحله)
4.شواهد موفقیت:
5.فرآیند پیگیری و ارزیابی:
با در نظر گرفتن هر یک از این بخشها میتوانید یک قالب استاندارد برای نوشتن برنامه عملیاتی داشته باشید که تکمیل درست آنها رسیدن به هدف را تضمین میکند.
مثالی از یک برنامه عملیاتی
برای رفع تناقض میان افزایش ۴۰ و ۵۰ درصدی و یکسانشدن واحد پول و زمان، بخش عددی مثال را با این متن جایگزین کنید:
فرض کنید سود سالانه یک فروشگاه پوشاک در حال حاضر ۱۵۰ میلیون تومان است و مدیر مجموعه قصد دارد طی سه سال آن را ۵۰ درصد افزایش دهد. در این صورت، هدف نهایی رسیدن به سود سالانه ۲۲۵ میلیون تومان خواهد بود.
برای قابلکنترلشدن هدف، میتوان نقاط ارزیابی زیر را تعیین کرد:
سود سالانه مبنا: ۱۵۰ میلیون تومان
هدف پایان ششماهه نخست: دستیابی به نرخ سود معادل ۱۶۵ میلیون تومان در مقیاس سالانه
هدف پایان سال اول: رسیدن به سود سالانه ۱۸۰ میلیون تومان
هدف پایان سال سوم: رسیدن به سود سالانه ۲۲۵ میلیون تومان
این اعداد باید با توجه به ظرفیت فروشگاه، حاشیه سود، هزینههای عملیاتی و شرایط بازار تعیین شوند. همچنین لازم است در هر دوره مشخص شود چه میزان از تغییر سود ناشی از افزایش فروش، کاهش هزینه یا بهبود ترکیب محصولات بوده است.
چرا بعضی برنامههای عملیاتی اجرا نمیشوند؟
مبهمبودن اقدامات، مشخصنبودن مسئول هر وظیفه، تعیین زمانبندی غیرواقعی و نادیدهگرفتن بودجه یا ظرفیت کارکنان از مهمترین دلایل اجرایینشدن برنامههای عملیاتی هستند. همچنین اگر شاخص مشخصی برای ارزیابی نتیجه وجود نداشته باشد، مدیر نمیتواند موفقیت یا شکست اقدامات را بهدرستی تشخیص دهد.
برای جلوگیری از این مشکل، هر اقدام باید خروجی قابل اندازهگیری، مسئول مشخص، مهلت واقعبینانه و منابع موردنیاز داشته باشد. وابستگی هر فعالیت به سایر وظایف و ریسکهایی که ممکن است اجرای آن را متوقف کنند نیز باید از ابتدا ثبت شوند.
سخن آخر
تدوین و نوشتن یک برنامه عملیاتی تنها اولین بخش از مدیریت یک پروژه است. به یاد داشته باشید، برنامه عملیاتی چیزی نیست که بنویسید و کنار بگذارید، بلکه یک سند زنده است که باید در طول فرآیندسازی یک هدف به طور مرتب آن را دنبال کرده و بر آن نظارت داشته باشید.
بسیار عالی
با سلام
خواهش میکنم
ممنون از لطفتون
ممنون از مطالبتون